مدیریت موثر اتاق‌های موجود و در دسترس یک هتل، جنبه اصلی اداره یک تجارت موفق در صنعت هتلداری محسوب می‌شود. به‌عنوان یک مدیر هتل شما ممکن است روزانه از آخرین تبلیغات و پیام‌های بازاریابی هتل خود باخبر شوید. منتها تجزیه و تحلیل ارقام فروش و میزان اشغال اتاق‌های هتل شماست که مدیریت درست انتظارات مهمان و بررسی‌های آنلاین درخواست‌های رزواسیون هتل‌تان را تضمین می‌کند. یک مدیریت درست نرخ اشغال اتاق‌ها در هتل حتی به سرویس‌دهی بهتر برای نگهداری و بازسازی اتاق‌ها هم کمک می‌کند.
واقعیت این است که با افزایش رقابت در فضای رزرواسیون آنلاین و چنل‌های مختلف بازاریابی امروز، مدیریت موثر نرخ اشغال اتاق‌ها برای هتل‌ها یه امر ضروری است. این مدیریت هم کنترل میزان عرضه و تقاضا برای رزور و اجاره اتاق در هتل را شامل می‌شود و هم روی به حداکثر رساندن بازدهی و سود تجارت تمرکز می‌کند. فراموش نکنید سرمایه اصلی و پشتوانه اقتصادی یک هتل در در حقیقت اتاق‌های آن هستند و تنها با فروش و اجاره بهینه اتاق‌ها می‌توان در صنعت هتلداری بازدهی کسب کرد.
نکات استراتژیک اساسی در مدیریت نرخ اشغال در هتل
قیمت‌گذاری و نرخ‌گذاری
بالا بردن قیمت‌ها و اعمال درصد تخفیف کمتر در فصل‌های شلوغ و پر ترافیک یا بازه زمانی high season و همچنین کسب اطمینان از اجاره درصد قابل قبولی از اتاق‌ها در دوره های زمانی موسوم به low season یا فصل‌هایی که کمتر برای گردشگری انتخاب می‌شوند با اعمال تخفیف‌های بیشتر و وسوسه‌برانگیز یکی از مهمترین استراتژی‌ها در نرخ‌گذاری اجاره‌بها در صنعت هتلداری است.
بسیار مهم است که در چه بازه زمانی و با چه میزان ورودی گردشگر به شهر اتاق‌های هتل را با چه مبلغی قیمت‌گذاری می‌کنید و چه میزان تخفیفی درنظر می‌گیرید. با یک نرخ‌گذاری درست و بهینه می‌توانید حتی در خلوت‌ترین فصل‌های گردشگری هم مسافران محدود وارد شده به شهر را برای اقامت در هتل خود ترغیب کنید و درآمد و سود خود را به حداکثر برسانید. برای این کار به یک استراتژی قیمت‌گذاری پویا نیاز خواهید داشت تا در فصول مختلف گردشگری و بر حسب شلوغی تخفیف و مشوق‌های دیگری را به‌صورت کنترل شده به مهمانان بالقوه ارائه دهید.
توزیع درست
به‌طور کلی هتل‌ها اتاق‌های خود را از طریق چندین کانال ارتباطی مختلف مانند آژانس های مسافرتی آنلاین (OTA) یا خطوط هوایی برای بهینه‌سازی دسترسی تبلیغ و معرفی می‌کنند. مدیریت توزیع درواقع شامل محاسبه حداقل تعداد اتاق‌هایی است که برای هر دوره مشخص توسط هر کانال باید و می‌تواند فروخته شود. با این کار، شما توانایی انتخاب آگاهانه انتخاب مجدد از محل لغو و یا به‌روزرسانی لیست اتاق‌های اضافی برای به حداکثر رساندن فروش را خواهید داشت.
توجه به تقسیم‌بندی بازار
آگاهی از بازار و ترجیحات متغیر آن مثل خواسته‌ها و نرخ‌های مقرون به‌صرفه برای گروه‌ها و طبقاتی جمعیتی مختلف، در درک چگونگی قیمت‌گذاری و توزیع فروش اتاق در کانال‌های مختلف تبلیغاتی از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. این آگاهی نه تنها به مدیریت نرخ اشغال اتاق‌های موجود شما کمک می‌کند، بلکه می تواند به شما امکان دهد سهم بیشتری از بازار را تصرف کنید و فروش و درآمد خود را افزایش بدهید. بنابراین انعطاف‌پذیری یک ویژگی مهم هتلداران برای توانایی درک مشتری و انطباق با نیازهای آنها محسوب می‌شود که می‌تواند وفاداری مهمانان برای رزرو مجدد و سودآوری شما را تضمین کند.
اهمیت فاکتورهای نرخ اشغال اتاق و توزیع در مدیریت هتل
مدیریت موجودی در حقیقت یک مفهوم چتری و سیال است که شامل درک، نظارت و کنترل تعداد اتاق‌های قابل عرضه هتل شما است. با تجزیه و تحلیل موجودی و نرخ اشغال اتاق‌های خود به‌طور منظم، می‌توانید قله‌ها و دوره‌های پیک تقاضای رزواسیون را به خوبی مدیریت کنید. این کار به شما این امکان را می‌دهد که در زمان اوج درخواست و فصل‌های شلوغ ابتدا رزروهایی با بالاترین ارزش را انتخاب کنید و تخفیف‌ها و سایر مشوق‌ها را برای جذب مشتری در فصل‌های کم‌رونق و فاقد مهمان به کار بگیرید. این استراتژی دقیا همان چیزی است که از آن به عنوان قیمت گذاری پویا یاد کردیم و مزایای زیادی مثل ساده‌سازی روند کسب درآمد، افزایش سرعت و چابکی پاسخ هتل به مشتری‌ها و همچنین یکپارچگی بیشتر نرخ‌های اعلامی روی چنل‌های مختلف دارد. مدیریت موجودی همچنین شما را قادر می‌سازد تا قیمت‌های خود را نسبت به رقبا تعیین کنید که با توجه به اینکه OTAها از طریق افزایش شفافیت قیمت، زمینه را برای درسترسی راحت‌تر مهمان‌ها به سستم رزواسیون هتل‌ها برقرار می‌کنند بسیار ضروری خواهد بود. اپراتورهای واحدهای بازاریابی و مارکتینگ هتل برای پیشرفت در یک صنعت رقابتی جهانی مثل هتلداری به ایجاد یک استراتژی توزیع کارآمد و موثر نیاز دارند. بنابراین بهینه‌سازی استراتژی توزیع هتل برگ برنده شما در سودآوری خواهد بود.
چگونه یک استراتژی توزیع کارآمد در هتل طراحی کنیم؟
جمع‌آوری داده‌ها و استفاده موثر از آنها
هر چقدر هم که استراتژی توزیع شما خوب باشد، باید بدانید که همیشه جای پیشرفت وجود دارد. بهترین راه برای افزایش و بهبود بهره‌وری استراتژی توزیع شما جمع‌آوری داده‌ها برای درک بهتر از مهمانان و شرکای توزیع مثل آژانس‌های مسافرتی است. شما از طریق جمع‌آوری داده‌ها، قادر خواهید بود محاسبه کنید که کدام آزانس مسافرتی یا خطوط هوایی هممکار بیشترین درآمد را به هتل شما سرازیز می‌کنند و بیشترین نرخ اشغال اتاق‌های هتل شما مربوط به چه زمانی است. حتماً گزارش‌های منظم رزواسیون را چک کنید تا بتوانید براساس مرتبط‌ترین، دقیق‌ترین داده‌های موجود، تعدیلات لازم برای همکاری با یک آژانس یا گسترس همکاری با آن را برنامه‌ریزی کنید.
هنگام افزودن عوامل به شبکه توزیع هتل، بخش بازار هدف خود را در نظر بگیرید
نمایندگان توزیع خاص بیشتر مورد توجه بخش‌های مختلف بازار قرار می‌گیرند، بنابراین مهم است که برای معرفی اتاق‌های خود در فضای رزواسیون آنلاین با نمایندگان مناسب و معتبر مشارکت داشته باشید. به‌عنوان مثال، اگر هتل شما مسافران بین‌المللی از چین که در جستجوی تجربیات لوکس هستند را، جلب می‌کند، باید با OTAهایی همکاری کنید که افراد خاص برای جستجوی هتل و رزرو اتاق به آنها مراجعه می‌کنند.
فرصت های رزرو مستقیم هتل را افزایش دهید
بسیاری از مسافران از عوامل توزیع گسترده ، مانند OTA ، به عنوان نقطه شروع تحقیقات مربوط به سفر خود استفاده می کنند. آنها احتمالاً هتل شما را در صفحات نتایج جستجو OTA کشف خواهند کرد ، اما همچنین ممکن است به وب سایت شما سر بزنند یا صفحه های اجتماعی شما را دنبال کنند تا اطلاعات بیشتری در مورد نام تجاری شما کسب کنند. در این لحظات مهم ، اطمینان حاصل کنید که مهمانان بالقوه شما می توانند مستقیماً با شما رزرو کنند. همچنین مهم است که پروسه رزرو آنلاین در وب‌سایت خود را ساده کنید و دکمه رزرو را به‌صورت برجسته نمایش بدهید. علاوه بر اینها قابلیت رزرو آنلاین هتل را در صفحات اجتماعی مانند فیس‌بوک یا اینستاگرام هم به اشتراک بگذارید.
از استراتژی‌های بازاریابی OTAها به نفع هتل استفاده کنید
واقعیت این است که OTAها بیشتر از شما برای بازاریابی پول خرج می‌کنند. از این ویژگی به نفع خود استفاده کنید و اجازه دهید آنها اتاق‌های شما را برایتان تبلیغ کنند. با یک همکاری درست با OTAها می‌توانید بدون اینکه بودجه بازاریابی خود را افزایش دهید، امکانات بازاریابی آنها را به‌منظور افزایش رزرو در برند خود به کار بگیرید.
بهینه‌سازی نرخ اشغال اتاق‌های هتل
یک استراتژی جامع موجودی اتاق به شما امکان می‌دهد نرخ توزیع خود را بهبود ببخشید. استراتژی نرخ اشغال اتاق‌های شما باید کانال‌های مختلفی را که می‌تواند برای به حداکثر رساندن رزروها در یک دوره زمانی خاص استفاده شود را، شناسایی کند و هزینه‌های دستیابی به آن رزروها را هم به حداقل برساند. مثلا استراتژی نرخ اشغال اتاق شما باید بهترین زمان‌های سال را برای استخدام OTA برای فروش تعداد زیادی اتاق شناسایی کند. با اینکه این رزروها نسبت به رزروهای مستقیم گرانتر هستند، اما ممکن است لازم باشد بیشترین تعداد اتاق در یک زمان خاص از سال را برای رزرو معرفی کنید. با استفاده از یک استراتژی اصولی نرخ اشغال اتاق، شما قادر خواهید بود که بهترین شرکا و کانال‌های توزیع را برای همکاری دعوت کنید.
یک استراتژی جامع موجودی اتاق همچنین به شما این امکان را می‌دهد که پیش‌بینی کنید چه زمانی اتاق‌های شما بیشترین تقاضا را دارند تا نحوه نوسان نرخ اتاق را در زمان اوج مصرف را مدیریت کنید. فراتر از پیش‌بینی زمان افزایش و کاهش تقاضا در فصل‌های مختلف گردشگری، بهترین استراتژی‌های موجودی هتل با استفاده از داده‌های دقیق و مرتبط، دلیل این روند را هم به شما توضیح می‌دهند. البته شما باید برای جمع‌آوری داده‌ها اولویت‌بندی داشته باشید تا بتوانید یک استراتژی موجودی اتاق تصفیه شده ایجاد کنید که نرخ اشغال‌های آینده را هم با دقت پیش‌بینی می‌کند. این پیش‌بینی‌ها تأثیر مستقیمی بر میزان درآمد شما خواهد داشت و کمک می‌کند که سطح موجودی اتاق خود را بر اساس سطح درآمدتان متعادل کنید و با هر رزرو درآمد بیشتری کسب کنید.
علاوه بر اینها یک استراتژی جامع موجودی به شما کمک می‌کند تا بازارهای هدف خود را تقسیم‌بندی کنید. دانستن اینکه چه اتاقی اتاق برای چه گروهی از مسافران مناسب است، باعث می‌شود تا موجودی اتاق‌های خود را برای توسعه درآمد بهتر تقسیم‌بندی کنید. به عنوان نمونه، مجموعه اتاق‌های لوکس در بالاترین طبقه هتل شما قطعا برای هر مهمانی در دسترس نخواهد بود. گروه‌ها و طبقات مختلفی از افراد با علاقه‌مندی‌ها، گروه های سنی، جمعیت و سطح بودجه مختلف در هتل شما اتاق رزرو می کنند و شما باید بتوانید متناسب با نیازها و بودجه آنها یک اتاق باکیفیت به آنها معرفی کنید. با استفاده از استراتژی‌های تقسیم‌بندی، در هر لحظه قادر خواهید بود تا آنجا که ممکن است این کار را مدیریت کنید و به‌سرعت اتاق مناسب با بودجه و نیازهای مهمانان را تشخیص بدهید.
چگونه یک استراتژی متعادل برای مدیریت نرخ اشغال هتل طراحی کنیم؟
ذخیره، ردیابی و تبلیغ اتاق‌های در دستری از طریق چندین کانال رزرو، زمان و هزینه دارد و سوء مدیریت در کنترل درست نرخ اشغال اتاق‌های هتل هم می تواند مشکلات قابل توجهی اعم از نارضایتی مهمانان و از دست رفتن مهمانان بالقوه به وجود بیاورد. بنابراین هتل‌ها باید به‌طور منظم مراقب ردیابی داده‌های خود و پیاده‌سازی گزارشات رزواسیون و نرخ اشغال اتاق‌ها برای کنترل هزینه‌های مربوط به موجودی هتل باشند. اینجاست که فناوری به شما کمک می‌کنند تا از داده‌های خود نهایت استفاده را ببرید و یک استراتژی مدیریت موجودی متعادل ایجاد کنید. در طراحی و ایجاد یک استراتژی متعادل باید موارد زیر را درنظر بگیرید:
زمان بین شروع و اتمام فرآیند تولید
برای به حداکثر رساندن فروش خود، باید بفهمید که فروش اتاق‌های هتل از طریق هر کدام از کانال‌های تبلیغی اصلی چه مدت طول می‌کشد. با کاهش زمان‌های رزرو و ایجاد اطمینان بیشتر برای پیش‌بینی نرخ اتاق‌ها، هتل‌ها درک بهتری از رفتارها و روندهای مصرف‌کننده خواهند داشت و به واسطه پنجره جستجوی رزرو اتاق، زمان انفجار درخواست و پیک رزواسیون را ردیابی می‌کنند.
همین‌طور مهم است که حداقل اتاق‌هایی که باید از طریق هر کدام از کانال‌های رزرو به فروش برسد تا سطح فروش موثر تجارت شما حفظ شود را محاسبه کنید. با آگاهی از حداقل تعداد اتاق‌های فروخته شده (در طول روز، هفته و ماه) و در کانال‌های خاص (مستقیم و غیرمستقیم)، می‌توانید هر اتاقی که درخواست رزور آن لغو شده را مجدداً به سیستم روزاسیون اختصاص دهید و مهمتر از همه، تصمیم بگیرید که چگونه و کجا از اتاق‌های اضافی هتل برای تبلیغات استفاده و پیشنهادات و نرخ‌های تنظیم شده فصلی را ارائه کنید. برای حداکثر کارایی، استراتژی مدیریت موجودی شما باید با استراتژی فروش و بازاریابی شما همکاری و همخوانی داشته باشد.
مدیریت تقاضا
نظارت درست بر تقاضا و روند فروش از طریق مدیر کانال یا سیستم گزارش داخلی شما امکان مدیریت بی‌درنگ و موثر نرخ اشغال اتاق‌ها یا ارتقا، و تخصیص مجدد اتاق‌ها را به شما می‌دهد. این سیستم در هر زمان که نیاز داشته باشید اتاق‌های در دسترس موجود را برایتان لیست می‌کند. البته برای این منظور، ضروری است تا تمام منابع انسانی و کارکنان هتل هم هماهنگ باشند تا فهرست موجودی هتل، قیمت‌هایی که باید ارائه شود و تخفیف‌ها یا تبلیغاتی که ارائه خواهد شد به‌درستی به‌روز رسانی شود. این مرکزیت به ویژه برای هتل‌هایی که حجم بالایی از رزرو تلفن و میهمانان پیاده روی را دریافت می‌کنند یا دارای مراکز تماس یا سیستم‌های رزرواسیون مرکزی هستند بسیار مهم است.
داشتن یک رویکرد جامع در قبال اتاق‌های معلق
اتاق تعلیق شده یا معلق به اتاق‌های از هتل گفته می‌شود که انتظار نداریم با قیمت کامل فروخته شوند. به دلایل مختلف یک اتاق ممکن است در این دسته قرار بگیرد، اما رایج‌ترین دلیل این امر لغو در نزدیکی تاریخ رزرو است. برای فروش مجدد این اتاق‌ها در همان بازه زمانی قبلی، معمولاً هتل‌ها قیمت‌ها را به میزان قابل توجهی کاهش می‌دهند تا مصرف‌کنندگان را ترغیب به رزرو لحظه آخری کنند و جلوی خالی ماندن اتاق را بگیرند.
هتل‌هایی که ظرفیت بالایی دارند گاهی از راه‌های دیگری هم تبلیغات استفاده می‌کنند و مثلا این تصور را در ذهن مهمانان بلقوه القا می‌کند که همیشه تقاضای زیادی برای اتاق‌های آنها وجود دارد تا اعتبار تجارت خود را افزایش بدهند. یادتان هم باشد که وقتی فردی در هتل اقامت می کنند، فقط هزینه اتاق را پرداخت نمی‌کند و شما می‌توانید روی درآمد‌‌های دیگری از طریق خدمات غذایی، فعالیتهای تفریحی و سایر خدمات داخلی هم حساب کنید. گاهی اوقات هم مبلغ تخفیف خورده روی یک اتاق با قیمت کمتر از طریق همین هزینه‌های اضافی مهمانان دیگر جبران می‌شود.
چرا هتل‌ها به مدیریت موجودی انبوه نیاز دارند؟
مدل موجودی تلفیقی به این معنی است که شما می‌توانید تمام اتاق‌های هتل خود را همزمان در همه کانال‌ها بفروشید یا با تقسیم موجودی اتاق‌های خود و تعداد مشخصی از اتاق‌ها را به هر کانال تبلیغاتی تخصیص بدهید. به عنوان مثال اگر هتلی ۱۰۰ اتاق داشته باشد و با ۱۰ آژانس مسافرتی آنلاین (OTA) کار کند، آن هتل باید ۱۰ اتاق برای تبلیغ و فروش در اختیار هر کدام از OTAها قرار بدهد. با این حال از نظر تئوری آنچه واقعاً اتفاق می‌افتد این است که هتل تعداد اتاق بیشتری را بهترین تأمین‌کننده خود قرار می‌دهد. یعنی آژانس‌هایی که رزرو و سودآوری کمتری داشته‌اند کمتر از ۱۰ اتاق دراختیارشان قرار داده می‌شود. در صورت دادن همه اتاق‌ها به همه OTAهای همکار به طور همزمان نیز بیشتر OTAها در صورت داشتن بازدهی بهتر در الگوریتم رتبه‌بندی پاداش می‌گیرند. با استفاده از استراتژی موجودی انبوه، هیچ محدودیتی برای تعداد کانال‌های رزرو آنلاین که می‌توانید با آنها کار کنید نخواهید داشت. با گسترش توزیع نیز، فرصت سودآوری خود را افزایش می‌دهید و می توانید بازارها و بخش‌های مختلف را هدف‌گیری کنید. این امر باعث افزایش رزرو شما می‌شود و سپس با ارائه وفاداری و استراتژی های بازاریابی مجدد، بازاریابان می‌توانند این مشتریان را به مشتریان مستقیم تبدیل کنند.
