نرم افزار مدیریت هتل‌داری

نرم افزار مدیریت هتل چیست؟ و اهمیت PMS در هتل‌ها

در صنعت هتلداری ارائه خدماتی فوق‌العاده قوی و حتی استثنایی به مشتری منجر به وفاداری و رضایت بیشتر آن‌ها خواهد شد. اما ارائه چنین خدماتی به یک مدیریت قوی، زمان و هزینه زیادی نیاز دارد و چندان راحت نیست. در گذشته بیشتر هتل‌ها فرآیندهای رزرو تا خروج مهمانان را به‌صورت دستی انجام می‌دادند اما این روزها به لطف تحولات تکنولوژی، با یک سیستم مدیریت یکپارچه می‌توان این فرآیندها را به شیوه‌ای کارآمدتر انجام داد. از این‌رو نرم افزارهای مدیریت هتل‌داری (PMS) نقش بسیار مهم و حیاتی در مدیریت فرآیندهای روزمره هتل دارند و این امکان را فراهم می‌سازند تا به‌راحتی و تنها با چند کلیک ساده، فرآیندهای مختلف هتل را مدیریت کرد.

بنابراین تمامی هتل‌ها برای رقابت در این صنعت باید از نظر فنی مجهز شوند و یک نرم افزار مدیریت هتلداری (PMS) در اختیار داشته باشند.

در ادامه این مطلب بیشتر با کاربرد و مزایای سامانه مدیریت دارایی یا همان نرم افزارهای مدیریت هتل (PMS) آشنا خواهید شد.

بنابراین در صورتی‌که صاحب یک هتل هستید و قصد رقابت بهتر در این بازار را دارید، حتما تا انتهای این مطلب با لاماسو همراه باشید.

تعریف نرم افزارهای مدیریت هتل (PMS)

نرم افزارهای مدیریت هتل (Property Management System) نرم‌افزاری است که به شما این امکان را می‌دهد تا با استفاده از یک سیستم واحد، چندین عملیات مرتبط را مدیریت کنید. برای مثال شما می‌توانید کارهای اداری، عملیات‌های روزانه، پردازش پرداخت‌ها، مدیریت نرخ گزاری، ظرفیت پذیرش، منابع انسانی، مدیریت رزرو، بازاریابی، خدمات فروش و اقداماتی از این قبلی را با استفاده از نرم افزارهای هتل داری (PMS) مدیریت کنید.

بنابراین با استفاده از این ابزار، بسیاری از فرآیندهای دستی حذف خواهند شد و تنها با استفاده از یک سیستم سریع و مقرون به‌صرفه می‌توانید بسیاری از فرآیندهای ساده و حتی پیچیده هتل را مدیریت کنید.

علاوه‌بر این، نرم افزار های مدیریت هتل (PMS)، راهکاری مدرن برای هتل‌هاست که منجر به ارائه خدماتی بی عیب و نقص به مهمانان خواهد شد و تجربه آن‌هارا بهبود خواهد بخشید.

اهمیت استفاده از نرم افزارهای مدیریت هتل (PMS) در صنعت هتل‌داری

مانند هر صنعت دیگری، صنعت هتلداری نیز با عدم اطمینان اقتصادی روبه‌رو است و نمی‌توان وضعیت تقاضای مهمانان در آینده را پیش‌بینی کرد.

 همان‌طور که در حال حاضر نیز به دلیل شیوع ویروس کرونا، صنعت هتلداری با ضرر گسترده‌ای مواجه است. از این‌رو، مدیر هتل باید تمرکز بیشتری بر روی افزایش درآمد و تعداد مهمانان داشته باشد. یکی از راهکارهایی که در این زمینه کمک شایانی به هتل‌ها خواهد کرد، ارائه تجربه‌ای رضایت بخش به مهمانان است. به‌همین دلیل مدیریت هتل باید بر روی رضایت مهمانان هنگام اقامت در هتل، تمرکز ویژه‌ای داشته باشد.

ممکن است در این میان برای شما هم سوال باشد که PMS چه تأثیری بر روی تجربه مهمان دارد؟

جواب این سوال را با روایت یک سناریو بررسی خواهیم کرد:

تصور کنید که مهمانان زیادی در صف رزرو هتل شما هستند، آن‌ها مسیر زیادی را طی کرده‌اند و آثار خستگی در صورت آن‌ها نمایان است. به همین دلیل برای مستقر شدن در اتاق‌شان عجله دارند.

در این میان به دلیل خطای دستی یکی از کارمندان یا مشکل در یافتن اطلاعات لازم، رزرو و ورود به اتاق با تأخیر زیادی انجام می‌شود. حتی در این میان ممکن است تعداد مهمانان بیشتر از تعداد اتاق‌های موجود نیز باشد و شما امکان پذیرایی از مسافران خسته را نداشته باشید.

این سناریو نه تنها برای مسافران خسته بلکه برای مدیر هتل نیز یک کابوس است!

یک سیستم مدیریت هتلداری ساده، تمامی این فرآیندها را برای هتل راحت‌تر و کارآمدتر خواهد کرد. در نتیجه مسافران سریع‌تر به اتاقی که رزرو کرده‌اند هدایت خواهند شد و تجربه بهتری نیز از اقامت در هتل شما کسب می‌کنند.

کاربرد نرم افزارهای مدیریت هتل (PMS) در صنعت هتلداری

بیشتر PMSهایی که در حال حاضر وجود دارند، فرآیندهای متعددی از بخش‌های مختلف هتل را ادغام کرده‌اند و آن‌هارا در یک نرم افزار واحد ارائه می‌دهند. هر یک از نرم افزارهای مدیریت هتل بسته به طراحی می‌تواند بخش‌های مختلفی داشته باشد، اما در حالت کلی می‌توان گفت که یک نرم افزار هتلداری در بخش‌های زیر به کارمندان و مدیریت هتل کمک خواهد کرد:

  • عملیات پذیرش

PMS امکان بررسی فرآیندهای زمان ورود (Check-in) و خروج (Check-out) مهمانان را فراهم می‌سازد. صدور کارت اتاق، پیگیری اتاق، مدیریت درخواست‌های مربوط به هر اتاق، پردازش پرداخت‌ها و مواردی از این قبیل را با استفاده از PMS می‌توان مدیریت کرد.

  • رزرواسیون

نرم افزار هتل‌داری در صورت یکپارچه‌سازی با موتور رزرو وبسایت و سایر کانال‌های فروش، رزرو‌های فعلی و آینده را برای مدیریت هتل نمایش خواهد داد. در نتیجه به کمک نرم افزار مدیریت هتل (PMS) راحت‌تر می‌توان رزروها را پیگیری کرد.

  • مدیریت کانال‌های فروش

هتل‌های فعال در صنعت هتل‌داری باید در چندین کانال فروش آنلاین حضور داشته باشند تا مهمانان بیشتری به آن‌ها دسترسی داشته باشند.

 رزروها از طریق وبسایت هتل، وبسایت‌های مسافرتی و اپلیکیشن‌های تلفن همراه، آژانس‌های مسافرتی و دیگر کانال‌ها انجام می‌شوند.

 سامانه مدیریت کانال‌های فروش لاماسو این قابلیت را دارد تا همه کانال های فروش هتل را یکپارچه و هماهنگ سازد و با اتصال به نرم افزار مدیریت هتل PMS))، لیست اتاق‌ها و نرخ مربوط به هر اتاق در کانال‌های مختلف را نمایش دهد.

  • مدیریت خانه‌داری هتل (housekeeping services)

با استفاده از یک نرم افزار هتل‌داری، مدیریت هتل می‌تواند وضعیت اتاق‌ها و اقدامات مربوط به خانه‌داری، نظارت و پیگیری کند. به کمک این نرم افزار اتاق‌هایی که باید برای مهمانان بعدی تمیز و آماده شوند، شناسایی خواهند شد و وظایف را می‌توان به کارمندان مسئول اختصاص داد.

علاوه‌بر این نیروی بخش خانه‌داری می‌توانند عکس‌های مربوط به خرابی یا هر گونه مشکل دیگری را نیز از طریق همین سیستم به مدیریت اطلاع دهند تا بخش تعمیر و نگهداری بتواند آن‌هارا سریعا ارزیابی و برطرف کند.

  • مدیریت درآمد

نرم افزارهای هتل‌داری (PMS) یک رابط امن و مستقیم برای مدیریت و تجزیه‌وتحلیل پرداخت‌ها خواهد بود. در نتیجه مدیریت هتل بهتر می‌تواند درآمد کلی را بررسی نماید و در صورت لزوم استراتژی‌های جدیدی را اتخاذ نماید.

  • مدیریت ارتباط با مشتری

هتل‌ها باید قبل، حین و بعد از اقامات با مهمانان در ارتباط باشند. یک CRM  در صورتی‌که با سیستم رزرو یکپارچه‌سازی شود، داده‌های زیادی را در اختیار هتل قرار خواهد داد. با استفاده از این بانک اطلاعاتی هتل‌داران می‌توانند استراتژی‌های بازاریابی، برنامه‌های عضویت و وفاداری (باشگاه مشتریان) مختلفی را برای بهبود تجربه مشتری ارائه دهند. علاوه بر این با استفاده از نرم افزارهای مدیریت هتل (PMS) می‌توان بازخورد مشتریان را نیز دریافت کرد.

  • ارائه گزارش‌ها و تجزیه‌وتحلیل‌های مختلف

گزارش‌های جامع و به‌موقع تأثیر زیادی بر روی رشد هتل دارند. سیستم‌های PMS می‌توانند گزارش‌های مختلفی را به‌صورت خودکار آماده کنند. چنین گزارش‌هایی بینش ارزشمندی در مورد عملکرد هتل ارائه خواهد داد.

  • خدمات مربوط به فروش

بسیاری از هتل‌ها رستوران، کافه، سالن کنفرانس، تالار، سالن پذیرایی و فروشگاه‌های مختلفی دارند که هر یک از آن‌ها به نوبه خود درآمد جداگانه‌ای برای هتل کسب خواهند کرد.

 نرم افزارهای هتل‌داری امکان مدیریت همه پرداخت‌های پذیرفته شده از طریق چندین مرکز مختلف را به هتل خواهد داد.

  • عملیات‌های دفتری

با استفاده از PMS می‌توان عملیات‌های مربوط به منابع انسانی، مدیریت شیفت‌ها، مدیریت رویدادها، مدیریت پذیرایی و مواردی از این قبیل را ساده کرد.

مزایای استفاده از نرم افزارهای مدیریت هتل (PMS)

مزایای نرم افزارهای هتلداری تنها محدود به ساده‌سازی فرآیندهای مختلف هتل نیست. بلکه بر روی عملکرد فعلی و آینده هتل نیز تأثیر مثبتی خواهد داشت.

برخی از مزایای استفاده از نرم افزارهای هتلداری به شرح زیر است:

  • بهبود تجربه مهمانان: همان‌طور که در بخش‌های قبلی بررسی کردیم، سیستم مدیریت هتل (PMS) این امکان را به هتل‌ها می‌دهد تا خدمات بهتری را به مهمانان ارائه دهند. خدمات بهتر منجر به جلب رضایت مشتری، افزایش وفادری و مراجعه مجدد آن‌ها خواهد شد.
  • افزایش بهره‌وری کارکنان: با استفاده از نرم افزار هتل داری، بخش مدیریت راحت‌تر و سریع‌تر می‌تواند وظایف هر یک از پرسنل را تعیین، نظارت و پیگیری کند. در نتیجه بهره‌وری کارکنان نیز افزایش می‌یابد.
  • افزایش درآمد: هر هتلی که یک سیستم یکپارچه داشته باشد، به‌راحتی می‌تواند موجودی و نرخ اتاق‌ها در کانال‌های مختلف را مدیریت کند. در نتیجه موجودی‌ اتاق‌ها سریع‌تر به‌روزرسانی می‌شود و قیمت‌گذاری نیز بهتر انجام می‌گیرد. استراتژی‌های مختلفی نظیر قیمت‌گذاری پویا این امکان را به هتل‌ها می‌دهد تا هر اتاق را با قیمت مناسب و در زمان مناسب بفرش برسانند. تمامی این فرآیندها منجر به افزایش درآمد هتل خواهد شد.
  • مدیریت داده‌های مشتری: داشتن یک بانک اطلاعاتی از مشتریان، به شما کمک می‌کند تا جزئیات کوچکی نظیر اتاق مورد علاقه آن‌ها، آلرژی غذایی یا ترجیحات هر یک از مشتریان را ثبت کنید و برای مراجعه بعدی از آن‌ها استفاده نمایید. چنین اطلاعاتی منجر به ترغیب مشتری برای بازگشت به هتل شما خواهد شد.
  • کاهش هزینه‌ها: خرید یک سیستم مدیریت هتل شما را از خرید نرم‌افزارهای متعدد برای انجام کارهای مختلف و مشکلات مربوط به ادغام آن‌ها را بی‌نیاز خواهد کرد. بنابراین تنها کافیست هزینه اشتراک یا به‌روزرسانی یک نرم افزار مدیریت هتل (PMS) قوی را پرداخت کنید. همین امر منجر به کاهش هزینه‌های مدیریت هتل خواهد شد.
  • کمک به رشد سریع‌تر: گزارش‌های دقیقی که سیستم مدیریت موجودی هتل (PMS) در اختیار مدیریت هتل قرار می‌دهد، به هتلداران کمک می‌کند تا مشکلات مختلف را شناسایی کنند و تجارت‌شان را بهبود بخشند.

جمع‌بندی

از آن‌جایی‌که در دنیای مدرن صرفه‌جویی در زمان، اهمیت بیشتری نسبت به صرفه‌جویی در هزینه پیدا کرده است، هر هتلی برای ارائه خدمات سریع‌تر و بهتر به مشتری به یک نرم افزار مدیریت هتل (PMS) نیاز خواهد داشت. در کنار صرفه‌جویی در زمان، قابلیت‌های مختلف نرم افزارهای هتلداری منجر به بهبود، رشد و رقابت بهتر هتل‌ها خواهد شد.

در نتیجه هتلداران باید مزایای نرم افزارهای مدیریت هتل (PMS) را دریابند و از طریق آن بر روی تأمین نیازهای عملیاتی و افزایش سود تمرکز کنند. 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

سایر مطالب وبلاگ
آژانس‌های مسافرتی آنلاین
آژانس های مسافرتی آنلاین
مدیر سایت

آژانس‌های مسافرتی آنلاین : هر آنچه که هتل‌های مستقل باید بدانند!

آژانس‌های مسافرتی آنلاین امروزه در مرکز یک بازار پر رونق آنلاین قرار دارند که انتخاب‌های متنوع، راحتی، سرعت بهتر، ارزش و امنیت بیش­تری را به مسافران ارائه می‌دهند. و از این رو هتل ها می بایست با توجه بیش تری این کانال های فروش (آژانس های مسافرتی آنلاین) به گونه ای حرفه ای با چنل منیجر ها مدیریت کنند.